An einem Produktionsstandort mit rund 1.300 Mitarbeitenden wurden Projekte bisher dezentral durchgeführt, ohne einheitliche Projektmanagement-Standards. Dies führte zu mangelnder Vergleichbarkeit, unklarer Ressourcenplanung, Überlastungen einzelner Personen sowie regelmäßigen Überschreitungen von Budgets und Zeitplänen.

Um diese Herausforderungen zu adressieren, wurde die Einführung eines zentralen Project Portfolio Management Office (PPMO) angestrebt. Ziel ist es, das Projektportfolio zentral zu steuern, standardisierte Projektmanagement-Methoden einzuführen und Regelkreise zur Kontrolle von Zeit, Kosten und Ressourcen zu etablieren.

Durch die neue Vorgehensweise sollen Transparenz und Überblick über alle Projekte erhöht, Prioritäten klar gesetzt und Ressourcen effizient eingesetzt werden. Gleichzeitig soll die Einhaltung von Budgets und Zeitplänen gesichert werden, um die Projektlandschaft insgesamt effektiver und vergleichbarer zu gestalten.

Alle bestehenden Projekte wurden zentral erfasst, bewertet und priorisiert, wodurch eine transparente Portfolioliste entstand. Regelkreise zur Steuerung des Projektfortschritts wurden etabliert, und ein Kernteam unterstützte die Umsetzung einheitlicher Standards in allen Funktionsbereichen. Prioritäre Projekte werden gezielt überwacht und gesteuert, Rollen und Erwartungen klar kommuniziert. Insgesamt hat das PMO das Projektmanagement nachhaltig professionalisiert und den Entscheidungsträgern einen klaren Überblick über die Projektlandschaft verschafft.